Ou comment déployer son projet RH et paie avec succès !
Aujourd’hui, de nombreuses entreprises choisissent de gérer la paie parmi trois grandes tendances : l’externalisation avec un expert-comptable, l’internalisation avec un gestionnaire de paie et la semi-internalisation avec un logiciel de paie ou un cabinet. Grâce à l’expérience acquise lors du déploiement de Badakan au sein de nombreux groupes, nous avons construit une forte culture paie en interne. Nous proposons des solutions “sur-mesure”, en nous adaptant aux process paie de nos clients : connexions en API ou exports personnalisés. Grâce à ces projets ainsi qu'à notre proximité avec le terrain, nous sommes capables de vous accompagner pour éviter les erreurs et déployer un outil efficace.
Lors de notre webinar sur le thème RH et paie : comment trouver votre combinaison gagnante ?, Marguerite Ballarin, formatrice et consultante paie, a livré à Benjamin Leiba, co-fondateur de Badakan, ses 3 conseils pour un déploiement réussi.
Conseil 1 : s’entourer d’experts et de prestataires ayant les compétences adéquates
Afin d’éviter tout problème d’intégration entre les systèmes, qui est l’une des erreurs les plus courantes lors du déploiement d’un projet RH et paie, nous vous conseillons de choisir attentivement votre entourage. En effet, un accompagnement composé d’experts et de prestataires qui maîtrisent le sujet que vous leur confiez, fera une réelle différence sur la réussite du projet.
Experts et prestataires : l’importance de s’appuyer sur une équipe avec les bonnes compétences
Dans la gestion de paie, il est indispensable de maîtriser l’aspect technique, mais aussi les règles de paie. En effet, ces dernières sont soumises à plusieurs calculs, souvent complexes. Ainsi, il est important que les personnes qui s’occupent de la gestion RH et paie aient ces connaissances pour fluidifier la transmission entre les deux outils. S’entourer d’experts et de prestataires ayant les compétences adéquates est fondamental pour que les formats d’export soient compatibles et adaptés, ou que les connexions API fonctionnent. Si tout cela est réuni, les logiciels RH et paie seront capables de communiquer facilement.
Pour éviter quels types de situations ?
Si les connexions ne sont pas bien établies, vous aurez un grand nombre de sources de données, parfois même un tableau Excel en plus de votre logiciel RH, une multiplication des doubles saisies et des mauvais formats d’export. Ce manque d’intégration dans l’écosystème SIRH des entreprises engendre un risque d’erreur extrêmement important.
“Le manque d’intégration entre le logiciel RH et le logiciel de paie génère des doubles saisies et l’obligation d'intervenir manuellement une nouvelle fois sur les bulletins de salaire. C’est une perte de temps absolument délirante et cela entraîne une grande frustration au niveau des équipes qui traitent les données.” Marguerite Ballarin, consultante et experte en gestion de paie.
Ce que nous proposons chez Badakan
Badakan préconise de s'entourer de prestataires technophiles avec une double compétence en paie et en technique pour assurer une communication efficace entre logiciels. Cela facilite le paramétrage des calculs, optimise le traitement des données au niveau RH et paie, permettant aux équipes de gagner du temps et de réduire la charge mentale. Chez Badakan, des investissements annuels assurent la mise à jour des connaissances sur les évolutions légales en paie. Nos équipes projets et technologiques sont régulièrement formées par Marguerite Ballarin, consultante et experte en gestion de paie.
Conseil 2 : capitaliser sur l’expérience des équipes projets
La paie est une des disciplines les plus encadrées et réglementées dans la gestion d’une entreprise. Il convient donc de capitaliser sur l’expérience des équipes projets pour que le paramétrage des deux logiciels soit aligné.
Équipes projets : l’expérience fait la différence
La gestion de la paie nécessite une grande précision, surtout en début de projet. L’année dernière, la France a été placée en première position d’un classement peu reluisant. Celui du pays le plus complexe en matière de paie, réalisé par l’Indice Mondiale de la complexité de la paie. En effet, dans cette discipline, il convient de respecter l’ensemble des nomenclatures attendues et de connaître les codes spécifiques, liés aux besoins du métier. Cela requiert également un niveau important de granularité. N’oublions pas toutefois que la paie fait partie des processus clés d’une entreprise dont il est impossible de se passer. Elle constitue notamment le premier lien qu’entretient l’entreprise avec ses salariés via la distribution des bulletins de salaire. Pour remettre les bulletins au personnel dans les temps et sans erreurs, il est devenu impératif d’adopter la bonne stratégie. Et cela passe obligatoirement par des équipes projets expérimentées, maîtrisant les déploiements divers et complexes.
Pour éviter quels types de situations ?
Si le paramétrage du logiciel RH et du logiciel de paie n’est pas aligné, les informations, certes correctes, ne pourront pas communiquer entre elles. Cela obligera donc les équipes à faire un retraitement manuel des données et augmentera le risque d’erreur.
“La paie, c’est de l’horlogerie. Il s’agit d’un vrai travail de précision. Si on n’a pas été assez dans le détail auniveau du paramétrage, les informations ne se retranscriront pas correctement sur le bulletin de paie. Et ce, même si la saisie est correcte et qu’il n’y aqu’une seule source de données.” Benjamin Leiba, co-fondateur de Badakan.
D’où l’importance d’avoir recours à des experts techniques qui connaissent les règles de paie afin de gagner un temps considérable.
“Tout le temps que l’on n’a pas consacré au test dès le début, on va le payer au centuple sur toute la durée du projet.” Benjamin Leiba, co-fondateur de Badakan.
Ce que nous proposons chez Badakan
Chez Badakan, vous pouvez compter sur notre expertise, acquise auprès de plus de 200 clients, de tailles et de secteurs différents. Nous proposons également des paies sans coutures avec des connexions API. Ainsi, nous abordons les phases de paramétrage et de recette avec beaucoup de vigilance et d’attention.
Conseil 3 : lister rigoureusement les règles reflétant votre politique RH
Un autre point sur lequel il faut concentrer toute votre attention est l’encadrement de la saisie au sein de votre outil RH.
Saisie des données : l’importance de définir correctement les règles
Lors du paramétrage de l’outil RH, les règles qui encadrent la saisie des données doivent impérativement être correctement définies. Cela permettra à l’outil de supprimer les erreurs bloquantes et les saisies non conformes. Ainsi, il est indispensable de lister rigoureusement les règles reflétant la politique RH de votre entreprise qui encadreront ensuite la saisie des données. Si vous ne le faites pas, votre logiciel RH contiendra des données erronées, non actualisées.
Pour éviter quels types de situations ?
Le problème est que ces fausses informations seront transmises en paie et que vous aurez des erreurs en déclaration sociale nominative. ll faudra donc augmenter les opérations de contrôle a posteriori. Vous l’aurez compris, tout cela fait perdre un temps précieux et nuit grandement à la productivité de vos équipes.
“Pour que ce cas de figure arrive moins, il faut mettre en place des process que l’on peut intégrer au logiciel au niveaudes équipes RH et des équipes paie. De ce fait, on pourra identifier tous les éléments incorrects, tels qu’un numéro de Sécurité sociale temporaire.” Marguerite Ballarin, consultante et experte en gestion de paie.
Ce que nous proposons chez Badakan
Chez Badakan, nous avons construit un outil simple d’utilisation, au design épuré, offrant une saisie de données fluide. Cela permet aux utilisateurs de respecter les règles RH paramétrées, sans aucune contrainte.
Badakan se rend disponible pour vous guider vers une mise en pratique alignée avec vos objectifs. Ensemble, nous pouvons élaborer les combinaisons gagnantes entre les fonctions RH et paie de votre entreprise.
Prenez rendez-vous avec nous pour découvrir un outil qui répond parfaitement à vos besoins !
