Les sujets liés à la paie concentrent toujours beaucoup d’attentes au sein des organisations. C’est pourquoi le moment du choix d’un logiciel de paie est toujours une étape assez critique dans la vie d’une entreprise.
Chez Badakan, nous connaissons bien les solutions logicielles du marché. Certaines sont pensées pour se conformer parfaitement aux exigences réglementaires françaises, d’autres pour répondre à des environnements particulièrement complexes, ou encore proposer une interface intuitive rapide à prendre en mains…
Depuis huit années que nous accompagnons nos clients dans leur transformation digitale, nous savons que les règles qui s’appliquent au choix d’un logiciel de paie sont très proches de celles qui doivent conduire au choix d’un logiciel de gestion.
Badakan vous livre ici une liste de 7 conseils régulièrement éprouvés pour vous aider à choisir le logiciel le mieux adapté à votre organisation.
Conseil n°1 : Evaluer la pertinence de la solution par rapport aux besoins actuels et futurs de l’entreprise
Lorsque nos clients se lancent dans le choix d’un logiciel de paie, nous leur conseillons d’établir la liste des tâches accomplies au quotidien et de recenser les processus qui, s’ils étaient automatisés, pourraient réduire marges d’erreur et temps passé.
Ensuite, nous leur demandons de s’interroger et d’évaluer les évolutions possibles de l’entreprise, à court et moyen termes, en France, voire à l’étranger. Est-il prévu d’augmenter le nombre d'employés ? D’ouvrir de nouveaux établissements ? De répondre à de nouvelles exigences réglementaires et fiscales ? De mettre en place de nouveaux avantages sociaux ? Pour remplir sa fonction, le logiciel de paie doit avoir la capacité de suivre les besoins changeants de l’entreprise à mesure que celle-ci se développe, sans compromettre ses performances et exigences de conformité. Anticiper joue un rôle clef.
Conseil n°2 : Prioriser les fonctionnalités clés attendues du logiciel
Gestion des salaires, congés et absences, déclarations fiscales et sociales, génération de bulletins de paie conformes et personnalisables, intégration avec les systèmes RH et comptabilité… Selon la taille de l’entreprise, son fonctionnement ou encore le dimensionnement de ses équipes, les fonctions clés attendues d’un logiciel de gestion peuvent sensiblement varier.
C’est pourquoi il est très important que les équipes en interne identifient et formulent clairement les fonctions précises qu’elles attendent d’un logiciel de paie en amont du projet, en les hiérarchisant.
Dans le secteur de l’hôtellerie-restauration par exemple, il est très fréquent de faire appel à des collaborateurs occasionnels pour venir seconder les permanents en cas de rush. Les heures supplémentaires y sont particulièrement fréquentes. C’est pourquoi de nombreuses entreprises et établissements ont recours à des logiciels de gestion des temps et activités, pour optimiser la gestion de leurs collaborateurs (cf. voir Badakan). Dans ce cas, il est important que le logiciel de paie assure un traitement précis de toutes les données liées au temps de travail des collaborateurs, mais également qu’il s'intègre harmonieusement aux systèmes en place pour éviter les doubles saisies, améliorer l'efficacité globale des processus et favoriser une communication fluide entre les différents départements de l’entreprise.
Conseil n°3 : S’assurer de la bonne conformité réglementaire et d’une implémentation en temps réel
Législation et réglementation varient d’une région à une autre, d’un territoire à un autre, de sorte que chaque établissement doit répondre à des règles propres en matière de droit du travail, de paie, de calcul des impôts, de cotisations sociales et de déclarations obligatoires.
Pour qu’il remplisse pleinement sa fonction et libère les équipes des tâches chronophages qui leur étaient avant assignées, le logiciel de paie doit s’accorder aux spécificités légales de votre secteur d’activité et de la région concernée. En parallèle, il doit également être en mesure de suivre et d’intégrer les évolutions réglementaires en temps réel. Dans ces conditions, les équipes peuvent se concentrer sur des missions à plus grande valeur ajoutée.
Conseil n°4 : Choisir une solution ajustée à la taille et à la complexité de votre organisation
Alors qu’une grande entreprise va souvent préférer se diriger vers une solution évolutive, capable de gérer un grand volume de données et des exigences complexes, à l’inverse, pour une petite entreprise, la simplicité est souvent essentielle. Dans ce cas, un logiciel de paie facile à appréhender peut-être la meilleure option : il doit permettre de gérer efficacement les salaires, les déclarations fiscales et sociales de base, sans nécessiter une expertise informatique avancée.
Dans les plus grandes structures, souvent, les équipes doivent pouvoir s’appuyer sur des fonctionnalités robustes pour bénéficier d’outils de reporting et d'analyse afin de pouvoir mieux surveiller les coûts, identifier les tendances de l’activité et respecter les normes de conformité.
Conseil n°5 : Privilégier une interface utilisateur simple, intuitive et conviviale
L'importance d’une interface utilisateur ne doit jamais être sous-estimée. Choisir un outil qui offre une expérience fluide et intuitive garantit l’adhésion, une utilisation efficace et réduit les risques d'erreurs. Or, en matière de paie, une erreur de saisie peut vite avoir des conséquences préjudiciables (retards de salaire, mécontentements des employés, problèmes de conformité…).
C’est pourquoi, lorsque vous évaluez un logiciel de paie, assurez-vous qu’il propose une interface conviviale, que vos collaborateurs vont pouvoir naviguer facilement pour saisir les données de paie, générer des rapports et effectuer les tâches qui leur incombent sans difficulté.
Conseil n°6 : Vérifier la qualité de la formation et la réactivité du service client
Une formation initiale adéquate est déterminante pour permettre aux équipes d’appréhender l’outil dans toutes ses fonctionnalités, et limiter les risques d’erreurs. Une fois formées, celles-ci doivent pouvoir obtenir de l'aide quasiment en temps réel en cas de problème et bénéficier régulièrement d’une formation continue pour les maintenir informées des nouvelles fonctionnalités et meilleures pratiques.
Selon le fournisseur choisi, elles pourront bénéficier de formations en ligne, des webinaires ou de sessions de formation en personne ; et en continu, faire appel au support client dont il peut être utile, en amont, de vérifier horaires d'ouverture, et canaux de communication disponibles (e-mail, téléphone, chat en direct). Des plages horaires étendues et des moyens directs d’entrer en communication sont souvent le reflet d’un service client disponible et efficace.
Conseil n°7 : Intégrer coûts initiaux d’acquisition et coûts récurrents
Le coût total d'un logiciel de paie ne se limite pas au prix initial d'achat. Il comprend également les frais de licence, les mises à jour, la maintenance, le support client, la formation et d'autres coûts connexes.
Pour évaluer le coût total de l’investissement dans un logiciel de paie, tous les coûts associés à son utilisation doivent être pris en considération en prenant soin de distinguer les coûts ponctuels des coûts récurrents, tout aulong de la durée d’utilisation.
Cela vous aidera à prendre une décision éclairée sur la rentabilité de l'investissement.
