Gestion de paie des contrats courts : 4 enjeux à cibler pour tirer votre épingle du jeu 🎯

Simple comme 1, 2, 3 mois ?

D’après le site Legisocial, un contrat court désigne avant tout les CDD ou contrats de mission dont le terme initial ou la durée ne dépasse pas 2 mois, et cela quel que soit leur motif.

À ces contrats, il convient d’ajouter également les contrats de professionnalisation (selon l’article L. 6325–1 du code du travail), les conventions de stage, les contrats des agents non-titulaires de la fonction publique pour une vacation inférieure à 2 mois.
Il est couramment admis que les contrats de moins de 3 mois sont également considérés comme des contrats courts.

Contrat d’apprentissage, missions d’intérim, extras, alternance, CDD sans date de fin, renouvellement d’un CDD… Rien n’est jamais si simple dans le quotidien mouvementé d’un responsable RH et encore moins dans celui d’un gestionnaire de paie.

Pourtant, les contrats courts sont une réalité : 87 % des contrats signés en France en volume sont des CDD. Ces options offrent de la souplesse à l’entreprise, mais nécessitent une grande rigueur pour vous, responsables RH. Même pour des spécialistes, il n’est pas toujours évident de suivre les évolutions du cadre juridique.

Badakan et Marguerite Ballarin, experte paie et formatrice chez OpenClassrooms, clarifient pour vous les 4 points-clés à intégrer pour faire de la gestion de paie des contrats courts de vrais leviers de performance pour votre entreprise.

Vous pouvez accéder à notre webinar ici 💡

Prêt à découvrir les arcanes d’une gestion de paie efficace appliquée aux contrats courts ?

⚖️ Enjeu n°1 : respecter le droit pour éviter les travers

Suivre au plus près les évolutions du cadre réglementaire est une nécessité qui concerne aussi bien les professionnels de la paie, qu’ils soient côté RH ou financier. Il suffit d’une réforme, d’une mesure d’urgence, d’un changement de politique ou de nouveaux accords de branche pour générer un lot régulier de modifications. Si généralement, une révolution administrative ne frappe pas à votre porte tous les jours, certaines évolutions peuvent demander des adaptations de vos méthodes et de vos outils.

À la fréquence, il faut ajouter la complexité : tous les changements ne sont pas explicites et comprendre l’information relève parfois du parcours du combattant. Certains contrats courts comme le contrat d’apprentissage ou de professionnalisation recèlent de nombreuses subtilités réglementaires délicates à bien intégrer sans quelques conseils avisés. Identifier des sources d’informations fiables doit devenir une priorité si ce n’est pas déjà le cas.

Une autre spécificité des contrats courts : les indemnités de fin de contrat, dites aussi de précarité, sans oublier les indemnités compensatrices de congés payés… Et là, cocorico, il existe 2 méthodes de calcul différentes, le maintien de salaire ou le 1/10e. Pas simple (mais heureusement Marguerite vous donne un petit coup de pouce pour vous y retrouver !)

Pour résumer, l’objectif est de garantir un calcul correct des bulletins : une veille juridique régulière et une interprétation juste des nouveautés sont vos priorités pour vous adapter rapidement.

📑 Enjeu n°2 : produire des bulletins de salaire sans erreur

Voici le genre d’évidence qui doit cependant rester tout en haut des priorités du gestionnaire de paie. Une erreur sur un bulletin de salaire n’est jamais souhaitable. Et une erreur sur le bulletin de salaire d’une personne en contrat court peut vite devenir un enfer. Le collaborateur n’étant plus au sein de l’entreprise, tout devient plus compliqué : rappel de salaire, bulletin de salaire correctif ou additionnel, renvoi de la DSN…

Passons en revue quelques points de vigilance pour minimiser les sources d’erreurs, à retrouver en détail dans notre webinar.

En résumé, pour les contrats courts, il est essentiel de prêter une attention particulière sur le premier et le dernier bulletin de salaire : vous avez peu de temps pour rectifier un mauvais calcul de cotisation ! Le plus souvent, la source d’erreur provient d’un logiciel mal paramétré. Vous devez vérifier vos données de configuration si vous détectez un problème : cela pourrait impacter bien plus qu’un seul collaborateur !

Aujourd’hui, la gestion de la paie peut s’appuyer sur des solutions logicielles performantes qui apportent une vraie valeur ajoutée à l’entreprise. Grâce à l’automatisation des flux de données et à l’intelligence des reportings, vous gagnez du temps.

“Attention, le logiciel de paie est tout sauf infaillible, donc la plus-value du gestionnaire est de pouvoir repérer d’éventuelles erreurs”, comme le souligne Marguerite Ballarin.

L’occasion d’être encore plus concentré sur la vérification des paramètres et sur l’accompagnement des collaborateurs pour qu’ils comprennent au mieux les éléments de leur bulletin de salaire.

🔍 Quelques informations clés à surveiller également en 2021 : les heures supplémentaires défiscalisées, fusion des caisses AGIRC-ARRCO concernant la retraite complémentaire, le Prélèvement à la Source…
Justement, petit focus sur le fameux PAS, le Prélèvement à la Source. Pour les contrats courts, donc les contrats inférieurs à 2 mois, le PAS donne lieu à un abattement fiscal correspondant à ½ SMIC, soit 637 €. Et mécaniquement, cet abattement fait baisser le taux d’imposition sur le revenu du collaborateur…Qui recevra une demande de régularisation l’année suivante. Prendre quelques minutes pour expliquer ce petit décalage permettra aisément d’éviter les mauvaises surprises à vos collaborateurs.

Ensuite, la gestion des documents de fin de paie demande aux responsables RH et financiers d’être réactifs : une plus grande quantité d’information à traiter, les déclarations préalables à l’embauche et les déclarations de la DSN à effectuer dans le délai imparti.

Heureusement, quelques adaptations permettent de gagner en flexibilité. La DSN événementielle qui doit être transmise 5 jours après la fin du contrat : le salarié peut ainsi quitter l’entreprise sans se retrouver dans une situation compliquée.
Si vous œuvrez dans un secteur avec un turnover important, le challenge à relever sera d’autant plus pimenté. En cas de défaut ou d’erreurs répétées concernant la DSN, mensuelle comme événementielle, l’entreprise peut être sanctionnée : pénalités de retard, indemnités de dommages et intérêts pour le salarié…
Bref, vous devez être au top (comme d’habitude) !

🔐 Enjeu n°3 : sécuriser les données de vos collaborateurs

Voilà, votre outil de gestion de paie est à jour, le paramétrage est vérifié et conforme aux exigences de chaque type de contrat : bref, tout tourne comme une horloge suisse. Mais qui vous dit que les données très sensibles qui concernent les bulletins de salaire sont bien sécurisées ?

Si disposer d’un outil performant est souvent rassurant et synonyme de fiabilité. Vous devez cependant vous assurer que derrière des interfaces séduisantes, les flux de données sont bien protégés.

De nombreuses solutions de gestion de paie sont des clouds services en mode SaaS : vous vous connectez via une interface avec un simple login et mot de passe. Cette simplicité d’utilisation ne doit pas vous faire perdre de vue qu’il est primordial de s’assurer de travailler dans un environnement sûr. Est-ce que vous vous connectez sur votre ordinateur ? Sur celui d’un ami ? Vous utilisez un VPN sur votre réseau pro ou le wi-fi du café du coin ?

“C’est vraiment la règle d’or en ce moment : on ne laisse rien traîner ! On n’envoie rien sans protection et on fait extrêmement attention à ne pas rester connecté chez Starbucks”, rappelle Marguerite Ballarin.

Ne sous-estimez pas l’intérêt de la cybercriminalité pour les données des entreprises : 4 entreprises sur 10 de moins de 50 salariés ont été victimes d’une cyberattaque en 2019. Et avec la crise sanitaire, ce chiffre est en pleine progression. La vigilance s’impose donc.

Le changement régulier de vos identifiants, le recours aux procédures de sécurisation des accès comme la double authentification sont plus que recommandés. Avec la dématérialisation des éléments de paie comme la DSN ou le bulletin de salaire, des dispositifs de sécurisation sont intégrés dans les outils : échange de données informatiques crypté, coffre-fort numérique accessible seulement par le salarié, par exemple.

À l’heure du tout numérique, on oublie parfois l’importance des documents papiers. Un contrat qui traîne sur un bureau, un bulletin de salaire oublié dans une photocopieuse… Les documents papiers doivent être détruits (vive les confettis) ou consignés dans un lieu sûr tel qu’un coffre-fort.

Le service informatique n’arrête pas de nous le répéter (à raison) : on se méfie des e-mails, on n’envoie aucune donnée sensible. Nous nous devons d’être d’autant plus rigoureux qu’un manquement ne serait pas excusable depuis que les entreprises ont adopté le RGPD.

⏰ Enjeu n°4 : verser les salaires en temps et en heure

Avec les contrats courts, la fin du mois pour vous, c’est un peu tous les jours ! Comment s’y retrouver ? Quelle périodicité appliquer pour verser le salaire et respecter les délais légaux ?
Pour les contrats de plusieurs mois, le salarié peut être mensualisé comme s’il était en CDI. Il faudra donc verser le salaire chaque mois avec 30 jours d’intervalle.
Pour les intermittents, les saisonniers, les intérimaires, bref tous les salariés temporaires, l’obligation de paiement passe à 16 jours. Vous pouvez donc être amené à effectuer 2 versements de salaire par mois.

Une autre obligation en tant qu’employeur : remettre le bulletin de paie en même temps que le paiement du salaire.

“Alors attention, ce n’est pas à la minute près, ça dépend parfois aussi du délai de la Poste (…) cela peut être un petit peu avant, un petit peu après mais en revanche pas 3 semaines après !”, préfère préciser Marguerite Ballarin.

👍 De bonnes pratiques, ⚙️ de bons outils… 💸 Une bonne paie !

La gestion de paie profite également de la transformation digitale des ressources humaines et des départements financiers. Vous avez en main toutes les cartes pour gagner en efficacité au quotidien et consacrer plus de temps à des activités à forte valeur ajoutée. Le gestionnaire de paie de demain (et demain, c’est presque aujourd’hui.) est un acteur essentiel du développement de l’entreprise.

Au travers de ces 4 enjeux qui vous concernent, se dessinent les points clés d’une gestion de paie performante. À intégrer et à adapter à votre quotidien et à vos objectifs pour affiner votre pilotage stratégique.

Découvrez l’échange instructif et constructif entre :

➡️ à retrouver en ligne en regardant notre webinar sur les enjeux de la gestion de la paie pour les contrats courts en 2021.

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