Avec la crise sanitaire, les attentes des collaborateurs ont évolué. Désormais, organisation intelligente du temps de travail et juste équilibre entre vie pro et vie perso se posent comme des prérequis non négociables, primant parfois les contingences salariales. Pour répondre à ces nouvelles demandes, les organisations peuvent implémenter des outils de gestion des temps et activités (GTA) dont les applications profitent à tous, collaborateurs internes comme parties prenantes extérieures à l’entreprise (salariés opérationnels, services RH et paie, management, direction financière, intérimaires, prestataires externes, expert-comptable...). Preuve de son intérêt et de son succès, la GTA est devenue en quelques années le 2ème outil le plus utilisé en entreprise, après la messagerie.
De quoi s’agit-il ? Quels en sont les bénéfices pour l’entreprise et l’ensemble de ses collaborateurs ?
Stephen Lozano, consultant chez Temps d’Avance, cabinet de conseil spécialisé en GTA et planification et Benjamin Leiba, cofondateur de Badakan font le point sur un formidable outil RH à l’occasion d’un webinar diffusé le 25 avril dernier et disponible en replay :
Sur le papier, une belle promesse
En organisant le suivi du décompte des temps de présence sur le lieu de travail ou à l’extérieur, mais aussi le suivi analytique des tâches, projets, shifts et lieux, la GTA permet de garantir les bonnes ressources, au bon moment, au bon endroit et en bon nombre.
Pour l’entreprise, la GTA est aussi un vecteur de ventilation comptable très efficace car elle permet de mesurer très concrètement à quoi le temps de travail est employé.
Côté management et talents, elle est également très pertinente pour assurer une planification prévisionnelle et mieux orchestrer horaires, shifts, rythmes de travail, affectations analytiques, et absences des collaborateurs.
Souvent portée par le département RH, la mise en œuvre de la GTA doit répondre à certains critères pour remplir efficacement ses promesses. Intégrer les équipes opérationnelles en amont en fait partie. Cela permet de s’assurer d’une compréhension globale des besoins de l’entreprise, de pouvoir dresser une feuille de route qui parle à tous et d’obtenir une solution qui réponde aux objectifs de chaque partie prenante au sein de l’entreprise.
Qui plus est, en impliquant les équipes concernées au démarrage du projet, « l’expérience collaborateur » se trouve naturellement renforcée.
Au quotidien, une promesse tenue
Des plannings plus équitables
En entreprise, le partage de l’information est souvent un facteur clé de cohésion sociale et d’efficacité. C’est pourquoi, quand les informations liées au temps de travail sont partagées et rendues accessibles à l’ensemble, il est plus simple pour un manager de réaliser des plannings équitables et appréciés comme tels. Dans le monde de l’hôtellerie-restauration par exemple, il n’est pas envisageable que les mêmes collaborateurs assurent les ouvertures et fermetures. Avec la GTA, une rotation équitable peut être facilement mise en place et favoriser une meilleure répartition des profils sur des moments de plus grande tension.
Une prise en compte des temps travaillés très rassurante, une plus grande anticipation
Lorsqu’une entreprise se dote d’une solution de GTA, elle fait profiter ses collaborateurs d’un accès en temps réel à leurs compteurs de temps de travail, de récupération, de droit aux absences, de calcul de congés payés, etc… C’est, d’une part, très rassurant car les équipes peuvent être garanties de la prise en compte des heures travaillées sans risque d’erreur. D’autre part, c’est très pratique pour organiser sa vie privée.
« Savoir de combien de jours je dispose pour mes prochaines vacances et s’il m’en restera ensuite suffisamment pour assurer la rentrée des enfants est très précieux » confirme Stephen Lozano.
Des collaborateurs plus responsables, davantage acteurs de leur planning
Comme toute application mobile, l’application de GTA peut être disponible sur les supports personnel ou professionnel des employés. Cela permet de pouvoir organiser depuis chez soi ou dans n’importe quelle situation de mobilité son planning, de formuler parfois des demandes spécifiques via l’application. Pour les extras par exemple, la possibilité de postuler ou non à des missions à n’importe quelle heure du jour ou de la nuit et de n’importe quel endroit favorise la possibilité d’une organisation très personnalisée.
L’exemple d’un collectif d’extras mutualisés entre plusieurs établissements du Groupe Barrière est à cet égard très inspirant :
« Une fois les talents formés aux attendus et aux standards requis, ils peuvent via l’application de GTA devenir totalement autonomes dans la gestion de leur planning voire même voyager en fonction des missions disponibles et ainsi devenir pleinement acteur de leur quotidien tout en participant à faire rayonner la marque employeur » s’enthousiasme Benjamin Leiba.
Des tâches quotidiennes gamifiées, plus d’empowerement
À tous ces leviers de fidélisation s’ajoute une interface utilisateur très intuitive, à l’image de celles que nous utilisons dans notre quotidien personnel. Cette marque de considération de l’entreprise pour ses collaborateurs favorise la promotion de la marque employeur et constitue un vrai outil d’empowerement pour les talents.
Pour en savoir plus et retrouver tous les conseils de nos professionnels, rendez-vous sur le replay de l'événement.
